Zeiten der Veränderung
Das Marktumfeld wird immer dynamischer und die Produktions- und Entwicklungszyklen werden immer kürzer. Viele Organisationen spüren den Druck, sich verändern zu müssen.
Oftmals liegt die Ursache in dem Aufbau der Organisation, festgefahrenen Strukturen und langwierigen Prozessen.
Es ist nicht so, dass die großen Player am Markt die kleineren stürzen. Vielmehr schaffen es immer mehr agile Unternehmen, die großen und unbeweglichen Schiffe zu überholen.
Vielen Projektteams fehlt die Richtung und die Vision für das, was sie tun. Stattdessen werden detaillierte Projektpläne immer wieder erstellt und angepasst – ohne einen Mehrwert zu generien.
Der Anfang vom Ende
Viele Unternehmen haben eine unübersichtliche Anzahl an gestarteten Projekten. Organisationen rufen diese ins Leben, wenn eine Veränderung oder Aufgabe vor sich haben, die außerhalb des operativen Geschäfts liegt.
Meistens gibt es bestimmte Stakeholder im Unternehmen, die das Projekt besonders treiben wollen. So wird ein Projekt mit optimistischen Annahmen aufgesetzt und terminiert. Der Scope und Umfang des Projektes und die voraussichtlich benötigten Ressourcen werden vorab festgelegt.
Die meisten Projektmitglieder sind zum Projektstart hoch motiviert und begeistert. Die Teams formen sich und machen sich an die Arbeit. Und dann, irgendwie und irgendwo auf dem Weg, schlagen die Dinge eine andere Richtung ein. Fristen können nicht eingehalten werden. Die Ergebnisse stimmen nicht mit den Erwartungen der Beteiligten überein.
Das Projekt scheitert in Augen der Management-Ebene, da es das Ziel nicht erreicht oder nicht das liefert, was innerhalb der Ressourcen, des Budgets und der Zeit gefordert wurde.
Sie möchten Ihre Organisation vor dem Anfang vom Ende bewahren? Sie suchen nach Möglichkeiten das Chaos in den Griff zu bekommen? Fokus und Struktur sind die Erfolgsfaktoren für Ihr Projekt.
„Diejenigen, die planen, sind besser als die, die nicht planen. Auch wenn sie sich selten an ihren Plan halten –
Winston Churchill“
Gründe für das Scheitern von Projekten
ziele
Unklare Ziele: Wenn die Projektarbeit ohne ein klares Projektziel beginnt, ist es garantiert zum Scheitern verurteilt. Weiß die Organisation nicht, was erreicht werden soll, kann weder Erfolg noch Misserfolg gemessen werden.
Ressourcenplanung
Fehlende Ressourcenplanung: Organisationen erstellen detaillierte Zeitpläne mit Meilensteinen, Themen und Schnittstellen. Aber bei all dieser Projektplanung wird oft die entscheidende Frage vergessen: Wer macht eigentlich die Arbeit? Wer setzt das Projekt wirklich um? Wenn keine Manpower vorhanden ist, zieht sich der auf zu Papier gebrachte Projektplan ewig in die Länge. Papier ist ja bekanntlich geduldig.
Tools
Fehlende Projektmanagement-Tools: Wenn das Projekt und seine Aufgaben und Leistungen nicht transparent sind, ist das Nichterreichen dies Ziels vorprogrammiert.
Es ist wichtig, ein Projektmanagement-System ins Leben zu rufen, das Transparenz schafft, nicht nur für den Projektleiter, sondern für alle Teammitglieder. Dazu gehören Aufgabenstatus, klare Kommunikation sowie ein gutes Dokumentenmanagement.
Kommunikation
Fehlende Kommunikation: Obwohl es alle wissen, wird es so oft auf die leichte Schulter genommen: Kommunikation im Projektmanagement ist der Schlüssel. Die Werkzeuge, die das Team zur Kommunikation nutzt, sollten von Beginn des Projekts an erklärt und implementiert werden.
Projektumfang
Projektumfang vergrößert sich stetig: Angefangen mit einem einfachen Kundenwunsch, hier noch etwas hinzuzufügen, einer guten Idee eines Kollegen, dort noch etwas zu ändern – so vergrößert sich der Projektumfang schnell.
Dies geschieht aus drei Gründen:
Erstens, wenn die Parameter des Projekts nicht klar definiert waren. Zweitens, wenn interner Druck auf die Teams ausgeübt wird. Drittens, wenn das Team damit beginnt, von außen – beispielsweise vom Kunden – Aufgaben zu übernehmen, die nicht Teil des ursprünglichen Projektumfangs waren.
Erwartungen
Übertriebener Optimismus innerhalb des Teams oder unrealistische Erwartungen der Stakeholder können jedes Projekt gefährden.
Die Projektleitung muss eine klare Vision und ein klares Bild davon vermitteln, was das Team in welchem Zeitrahmen leisten kann – alle Teammitglieder und Stakeholder.